Ameliaでの予約システムはどのように機能するのですか？
予約は、お客様が予約として設定されているサービスをスケジュールするたびに作成されます。各予約は、サービス設定、定員、およびスタッフのスケジュールに基づいて作成されます。Ameliaは、定員、料金設定、およびステータス処理に関する柔軟なルールを備え、単独予約とグループ予約の両方をサポートしています。
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個人予約とグループ予約の違いは何ですか？
料金と所要時間の説明にあるように、予約の種類はサービスの最大定員によって異なります。最大定員が1の場合、予約は単独予約として扱われ、常に1名のみ予約されます。最大定員が1より大きい場合、予約はグループ予約となり、同じ時間枠に複数のお客様を収容できます。
グループ予約には2種類あります。
- 複数のお客様が同じ時間枠を予約し、最大定員に達するまで予約を受け付けるオープングループ。
- お客様が最小定員と最大定員の間の人数を選択するクローズドグループ。予約が完了すると、空きがあってもその時間枠は予約不可となる。
グループ予約がオープンになるかクローズになるかは、予約設定の最小定員を下回る予約に関する設定によって決まります。
Ameliaでの予約状況はどこで確認できますか？
すべての予約情報は、Amelia → 予約一覧に表示され、デフォルトでは「予約」タブが表示されます。この画面では、各予約が表形式で表示され、管理者とマネージャーは今後の予約と過去の予約を確認できます。ここから、予約の編集、ステータスの変更、管理画面での新規予約の作成が可能です。
予約を編集する際に、どのようなオプションがありますか？
予約は、管理画面から以下の2つの方法で編集できます。
- 予約カードの右端にある3点メニューを使用します
- 予約カードをクリックし、予約詳細サイドパネルから「予約を編集」を選択します。
予約を編集する際は、カテゴリー、サービス、担当者、日付、時間、場所、メモ、および予約に割り当てられたお客様を変更できます。
編集可能なカスタム項目の有無は、役割の権限と関連エンティティの設定によって異なります。日付と時刻のカスタム項目はいつでも調整できますが、利用可能な時間枠はユーザーの役割によって異なります。いつでも予約できる権限を持つ管理者はすべての時間枠を確認できますが、その他のユーザーには将来の日付と時刻のみが表示されます。
サービス、スタッフ、場所などのその他の項目は、既存の選択が解除されるまでロックされる場合があります。これは、スタッフの勤務可能状況とスケジュールに関するルールが確実に遵守されるようにするためです。たとえば、担当スタッフを変更するには、スタッフ、場所、サービス、日付、時刻の各項目を最初に解除する必要がある場合がよくあります。
変更を保存する際、「お客様に通知する」チェックボックスを使用して通知を制御できます。このオプションのチェックを外すと、メールは送信されません。
予約表にはどのような情報が表示されますか？
予約リストは、ページ右上隅にあるエクスポートボタンと予約ボタンの横にある「テーブルの編集」ボタンを使用してカスタマイズできます。必須列を除き、ほとんどの列を表示または非表示にしたり、並べ替えたりできます。利用可能な列は次のとおりです。
- ID
- 日付（非表示不可）
- 時間（非表示不可）
- お客様（非表示不可）
- サービス（非表示にすることはできません）
- スタッフ
- 合計金額
- タイプ（単独またはグループ）
- 状態
- 位置
- 間隔
- お客様メール
- お客様電話
- 予約済み（定員を示す指標、例：1/3）
- 注記
- 支払済金額
- 支払い（使用した支払い方法）
- Zoomのホストリンクと参加リンクは、Zoomが有効かつ設定されている場合にのみ利用可能です。
- 作成日を表示
- 予約元（お客様画面または管理画面）ワークフローに応じて、表を調整して会計情報、お客様情報、または設備稼働状況に焦点を当てることができます。
予約状況はどのように利用されますか？
予約ステータスは、各予約の現在の状態を示し、確認や変更の状況を時系列で追跡するのに役立ちます。ステータスには以下が含まれます。
- 承認済み–基本設定では、新規予約をデフォルトで「承認済み」または「保留中」のどちらにするかを選択できます。「承認済み」を選択した場合、予約は予約後すぐに確定されます。最小定員が1人を超えるグループ予約の場合、デフォルトのステータスが「承認済み」に設定されていても、最小定員に達するまで全体の予約は「保留中」のままになります。
- 保留中– デフォルト設定で「保留中」を選択した場合、予約には管理者、スタッフ、またはAmeliaマネージャーによる手動承認が必要です。承認通知が有効になっている場合、ステータスが変更されると、スタッフのお客様の両方にメールが送信されます。
- キャンセル済み– 役割と予約ルールで許可されている場合、お客様は今後の予約をキャンセルできます。キャンセルされた予約は、「キャンセル済み」ステータスでリストに表示されます。キャンセル通知が有効になっている場合は、スタッフにも通知されます。
- 却下済み– 管理者、マネージャー、および権限を持つスタッフは、予約を「却下済み」に設定できます。このステータスは、予約を却下する必要がある場合に使用します。設定されている場合、お客様とスタッフの両方に却下に関する通知が送信されます。
- 無断キャンセル– 予約が無断キャンセルとマークされると、Ameliaはお客様が予約した時間に現れなかった回数を記録します。無断キャンセルが1回、2回、3回（またはそれ以上）のお客様には、プロフィールと予約リストに異なる色のタグが表示されます。この動作の詳細については、「無断キャンセルタグ」ページをご覧ください。
「最大定員を超える予約を許可する」が有効で、デフォルトのステータスが「保留中」の場合、お客様は設定された最大定員を超えても、「保留中」ステータスのまま、時間枠全体を予約することができます。
ステータスは、予約リストで直接変更することも、予約詳細ポップアップを開いて新しいステータスを選択することもできます。
診察時間はどのように計算されますか？
予約時間は、サービス時間に加えて、バッファ時間や追加時間によって決まります。基本時間は、サービスの「料金と時間」タブで設定され、「料金と時間」の「デフォルトの時間枠ステップ」によって決まります。
追加サービスによって所要時間が延長される場合、または予約の前後に余裕時間がある場合は、最終的な所要時間が表示されているサービス時間よりも長くなることがあります。この合計所要時間は、予約リストの「所要時間」列に表示されます。
診察料金はどのように計算されますか？
予約料金は、サービス料金、選択された追加オプション、および予約人数に基づいて算出されます。まず、Ameliaはサービス料金と追加オプションの合計金額を加算します。
団体予約の場合、料金は人数に応じて計算されますが、この合計金額は参加者一人につきさらに乗算されます。結果は「合計金額」欄に表示され、「支払済金額」欄と「支払い方法」欄には既に支払われた金額と支払い方法が表示されます。
予約はどのように作成できますか？
予約は2つの方法で作成できます。
- お客様は、お客様画面を通じて、段階的な予約フォームまたはカタログ予約フォームを使用して予約を行います。
- 管理者またはAmeliaマネージャーが、管理画面から予約ページの「+予約する」オプションを使用して行うことができます。別の記事では、管理画面から予約を作成する際のワークフロー全体を説明しています。
予約管理を行う際に留意すべき点は何ですか？
- 予約の種類は、サービス提供能力とグループ予約設定によって決定されます。
- 「予約」タブは、予約済みのすべてのサービスを確認できる中心的な場所です。
- テーブルの列は、必要な情報だけを表示するようにカスタマイズできます。
- ステータスの変更は、スタッフとお客様の両方に通知をトリガーする可能性があります。
- バッファや追加処理のため、実際の所要時間は表示されているサービス時間よりも長くなる場合があります。
- 料金は、サービス料金、追加料金、参加人数に基づいて算出されます。
- 定員超過予約や最低定員といった設定は、団体予約の動作に影響を与えます。