Ameliaの通知機能はどのように動作しますか？
Ameliaの通知は、予約やイベントで特定のアクションが発生した際に送信されます。メール、SMS、またはWhatsAppを使用して、予約、変更、リマインダーについてお客様やスタッフに通知します。チャネルとテンプレートを設定すると、システムが適切なメッセージを、適切な相手に、適切なタイミングで自動的に配信します。
例えば、お客様がお客様画面で予約をすると、Ameliaはお客様と担当スタッフに確認メールを即座に送信します。その後、予約日の1日前に設定されたリマインダーを送信し、最後にサービス後のフォローアップを送信します。これらはすべて、管理画面で設定したテンプレートとスケジュールに基づいて行われ、手動での作業は一切不要です。
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Ameliaが送信できる通知の種類
Ameliaは3つの通知チャネルをサポートしており、メッセージの緊急性や視認性に応じてこれらを組み合わせることができます。詳細な連絡にはメール、時間制約のあるアラートにはSMS、対話型のリマインダーには利用可能な場合にWhatsAppを使用するなど、使い分けが可能です。利用可能なチャネルは以下の通りです。
- メール通知 – 予約の確認、更新、キャンセル、リマインダー、フォローアップをお客様やスタッフに送信する主要なチャネルです。設定 → 通知から送信設定を行い、Amelia内でメーラーを設定することで利用できます。
- SMS通知 – 短い確認やリマインダーに最適なテキストメッセージです。SMSアカウントの作成、クレジットのチャージ、そしてお客様やスタッフに送信されるSMSテンプレートの有効化と設定が必要です。
- WhatsApp通知 – 連携を有効にし、Facebookビジネスアセットを通じてAmeliaをMetaに接続した後に配信されるメッセージです。詳細な設定については、専用のWhatsApp通知ドキュメントページで説明されています。
これら3つのチャネルすべてで、予約とイベントの両方の通知がサポートされています。そのため、サービスを予約しているかイベントに登録しているかに関わらず、お客様とスタッフに常に情報を提供し続けることができます。
Ameliaで通知がトリガーされる仕組み
Ameliaの通知は、何かが発生した直後に送信される「アクションベースのメッセージ」か、設定したタイミングルールに従って予約やイベントの前後に送信される「スケジュールされたメッセージ」のいずれかとして送信されます。
アクション型通知は、特定のアクションの直後に送信されます。例えば、お客様がお客様画面で新規予約を作成したとき、スタッフが管理画面で予約の日時を変更したとき、予約がキャンセルされたとき、またはAmelia内でのステータスや支払いステータスが変更されたときなどです。システムは、そのチャネル、受信者、予約タイプの組み合わせに対してどのテンプレートが有効になっているかをチェックし、自動的に送信します。
スケジュール済み通知は、サイトのcron（定期実行ジョブ）を利用して、今後の予約や過去の予約、イベントを定期的にチェックするスケジュール通知システムを使用します。「1日前に送信」や「2時間後に送信」といったルールに基づいてリマインダーやフォローアップを送信します。これらについては、通知設定でテンプレートの内容とタイミングの両方を設定します。
どちらの仕組みも同じテンプレートプールを使用するため、主な違いは、アクションの直後に即座に送信されるか、予約の開始または終了に関連する制御された時間に送信されるかという点です。そのため、どの情報をすぐに送信し、どの情報をリマインダーやまとめとして待たせることができるかを決定することが重要です。
誰が、どの予約に対して通知を受け取ることができますか？
Ameliaは、お客様とスタッフという2つの主要な受信者グループに通知を送信します。各受信者は、予約が個別予約かイベントか、およびどのチャネルを有効にしているかに応じて、異なるテンプレートを受け取ることができます。
お客様への通知には、予約やイベントの確認、更新、キャンセル、リマインダー、フォローアップが含まれます。これらはお客様のプロフィールに保存されているか、予約時に入力されたメールアドレスまたは電話番号に送信されます。一方、スタッフへの通知は、スタッフのプロフィールに保存されている連絡先詳細を使用して、新規予約、変更、キャンセル、スケジュール関連のリマインダーについてスタッフメンバーに知らせます。
各チャネルには、予約のお客様、予約のスタッフ、イベントのお客様、イベントのスタッフ用に個別のテンプレートが表示されます。チャネルごとにテンプレートを有効または無効にできますが、特定の通知に対して個々のお客様やスタッフを選択することはできません。配信は、テンプレート自体が有効であるか、および予約がその条件に一致するかどうかによって制御されるためです。
各受信者に含める情報を微調整する必要がある場合は、各テンプレートの件名、メッセージ本文、およびプレースホルダーを調整して、お客様には分かりやすい説明を、スタッフにはより業務的な詳細を提供することができます。
通知チャネルとテンプレートの管理場所
すべての通知チャネルとテンプレートは、Ameliaの管理画面の設定 → 通知で管理され、そこでメール、SMS、WhatsAppを切り替えることができます。
メールセクションでは、全般的なメール設定で送信者の詳細とメーラーの方法を設定します。SMSセクションでは、SMSアカウントを接続してクレジットを管理します。WhatsAppセクションでは、専用のWhatsAppドキュメントに記載されている設定を完了した後、チャネルを有効にしてMetaの設定とリンクさせます。
スケジュール済み通知では、特定のタイミングルールを使用してリマインダーとフォローアップを有効にできます。
メッセージに予約、お客様、スタッフのデータを挿入するために使用できるすべての動的タグを表示している、通知プレースホルダーのページもぜひご覧ください。
通知を扱う際の注意点
Ameliaで通知を計画・設定する際は、いくつかのシンプルな「すべきこと」と「すべきでないこと」を念頭に置くと、よくある落とし穴を避け、お客様とスタッフの両方にとって明確なコミュニケーションを維持するのに役立ちます。
すべきこと
- テンプレートを有効にする前に、どのメッセージをアクションベースにし、どれをスケジュールされたリマインダーやフォローアップにするかを決定し、重複した送信を避けるようにしてください。
- お客様への通知内容は、彼らが知る必要のある情報（日時、場所、アクセスリンク、キャンセルルール）に絞ってシンプルにし、スタッフ用テンプレートは業務上の詳細に使用するようにしてください。
- 詳細を直接入力するのではなく通知プレースホルダーを使用して、テンプレートが異なるサービス、スタッフ、場所に自動的に適応するようにしてください。
- 設定後は、予約やイベントのテスト予約を作成し、適切なテンプレートが適切な受信者に対してトリガーされることを確認して、各チャネルをテストしてください。
すべきでないこと
- クレジット残高や連携ステータスを確認せずにSMSやWhatsAppに頼らないでください。クレジットがなくなったりMetaとの接続が切れたりすると、メッセージは停止します。
- メールよりもSMSやWhatsAppの方が短く焦点を絞ったテキストが適しているため、すべてのチャネルに同じ長いメッセージをコピーしないでください。
- 一部の高度なプレースホルダーやチャネルは特定の機能や連携に限定されている場合があることを忘れないでください。お客様に通知フローを約束する前に、利用可能性を確認してください。
- 未使用のテンプレートを有効にしたままにしないでください。同じアクションによって複数のテンプレートがトリガーされると、お客様やスタッフが重複した、あるいは混乱を招くメッセージを受け取る可能性があります。