Ameliaでの請求書の仕組み
Ameliaの請求書機能を使用すると、予約、イベント、コースの請求書類を自動的に生成できます。有効にすると、決済済みの予約ごとに請求書が作成され、「会計」セクションや予約セクションから直接、プレビュー、送信、ダウンロードを行うことができます。
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請求書機能を有効にする方法
請求書を有効にするには、Amelia → 特徴と連携 → 特徴を開き、請求書機能をアクティブにします。
有効になると、「有効にする」ボタンが「無効にする」に変わり、「設定」ボタンが表示されます。「設定」を選択すると設定画面が開き、「デフォルトでお客様にメールを送信する」の有効化や、請求書の形式（PDFまたはXML）を選択できます。
請求書の表示と管理方法
生成されたすべての請求書は、Amelia → 会計 → 請求書で確認できます。各請求書はカード形式で表示され、請求書番号、お客様の詳細、金額、支払いステータスが表示されます。
請求書カードの3つのドットをクリックすると、請求書のPDFまたはXMLでのダウンロード、新しいブラウザタブでのプレビュー、またはお客様への送信が可能です。カードを選択すると、請求書の詳細の全文と、同じダウンロードおよび送信オプションが含まれた右側のオーバービューが開きます。
請求書のプレビュー、ダウンロード、送信方法
請求書をクリックしたときに表示される右側のオーバービューから、請求書を直接管理できます。パネルには、請求書データ、お客様情報、予約情報、および支払いの内訳が表示されます。
ここから、請求書のプレビュー、PDFまたはXML形式でのダウンロード、またはお客様への送信が行えます。このパネルから送信する場合、請求書は予約に関連付けられたお客様のメールアドレスに自動的に送信されます。
請求書の外観について
請求書には、お客様と事業の詳細、予約またはイベントの情報、価格の内訳、税金、支払いステータス、および最終的な請求額が含まれます。
お客様が明確な請求書類を受け取れるよう、構造は一貫しています。以下は、PDF形式で生成された請求書の例です。
請求書に表示される詳細情報
Ameliaの請求書には、構造化されたレイアウトで会社、お客様、および予約の情報が含まれています。表示される詳細は、会社の基本設定、税設定、および予約された項目によって異なります。
- 右上の隅には、Ameliaの設定 → 会社 → 一般から取得された、会社のロゴ、名前、住所、メール、電話番号、およびVAT番号が表示されます。
- 左上の隅には、請求書のタイトル、自動生成された請求書番号、および発行日が含まれます。番号の連番は、データベースで変更しない限り「0001」から始まります。
- ヘッダーの下には、お客様の名前、メール、電話番号などのお客様情報が表示されます。予約時に（請求書で有効な）お客様のカスタム項目が入力された場合、それらは「追加情報」として表示されます。カスタム項目が入力されていない場合、ラベルは空の値で表示されます。
- 予約詳細テーブルには、サービス、コース、オプションなどの購入項目がリストされます。各項目には、単価、数量、税率、税額、およびその行の合計金額が表示されます。税額は、税金が価格に含まれているか除外されているかによって異なります。
- 請求書の底部には、小計、税額、および最終合計が表示されます。また、支払済額、残高、および予約に使用された支払い方法も含まれます。
PDFとXML請求書の違いは何ですか？
PDF請求書は視覚的にフォーマットされており、読みやすく、予約の領収書としてお客様に最適です。
XML請求書は、欧州経済領域（EEA）全体のコンプライアンスに必要なEN 16931 EU電子請求書標準に準拠しています。XML形式により、請求書がデジタルビジネス取引に関するEUの規制要件を満たすことが保証されます。
XML請求書の構造を確認または検査したい場合は、ecosio PEPPOL電子請求書バリデーターにアップロードして、準拠の確認や設定エラーの検出を行うことができます。
予約ページから請求書にアクセスする方法
予約セクションから直接請求書を開くこともできます。予約を選択して右側のオーバービューを開き、支払い詳細までスクロールして「請求書を表示」をクリックします。これにより、会計セクションで使用されるものと同じ請求書パネルが開き、予約画面から離れることなく請求書のプレビュー、ダウンロード、送信を行うことができます。
請求書の開始番号を変更する方法
デフォルトでは、Ameliaは「#0001」から始まる連番を請求書に割り当てます。
より大きな番号から開始したい場合は、データベースを通じて手動で調整できます。
手順は以下の通りです：
- phpMyAdminなどのツールを使用して、WordPressのデータベースを開きます。
- 「your_prefix_amelia_payments」という名前のテーブルを探します（「wp_」がデフォルトの接頭辞ですが、サイトによって異なる場合があります）。
- 「invoiceNumber」列を降順で並べ替え、現在の最大数を確認します。
- その数値を、次に使用したい番号より1小さい値に編集します。
例：最大数が「7」で、次の請求書を「#0026」にしたい場合は、この値を「25」に設定します。
請求書を扱う際の留意点
- 請求書は、機能が有効になると、決済済みの予約に対して自動的に作成されます。
- デフォルトでの請求書送信は、いつでも有効または無効にできます。
- PDFファイルはお客様向けであり、XMLファイルは会計システムをサポートします。
- すべての請求書履歴は、追跡しやすいように会計セクションに保存されます。
- 送信前の迅速な確認のために、請求書のプレビューは新しいブラウザタブで開きます。