操作ガイド
「特別日」を設定する
特別日機能は、特定の日付や期間にスタッフに独自の勤務時間やサービス提供を割り当てられるよう、柔軟なスケジュール管理を可能にするために設計されています。この機能は、不定期に提供されるサービスがある場合や、スタッフの勤務時間が不規則な場合に最適です。
例えば、スタッフが特定の日に長時間勤務できる場合や、月に一度だけ特定のサービスを提供する必要がある場合、「特別日」でこれらの詳細を設定できます。
特別日の設定
スタッフの通常の勤務スケジュールは標準的な勤務時間とサービス内容が設定されていますが、特別日は、単発的または突発的な出勤や欠勤などを柔軟に予約フォームに反映・対応できます。
特別日を設定すると、スタッフの通常の勤務時間は上書きされますが、割り当てられた特別日が優先されます。つまり、休日が特別日と重なる場合は、休日が優先され、スタッフは対応できなくなります。
スタッフやサービスが不定期にのみ利用可能である場合、この機能を使うことで、通常の営業時間を完全に削除し、臨時営業日のみで予約を受け付けることもできます。これにより、お客様はサイトページで予約可能な最初の日付を確認できるため、予約できない日を探す手間が省けます。
この設定は、季節限定のサービス、特別なワークショップ、期間限定のサービスなどに特に適しています。
特別日の設定方法
特別日を設定するには、「特別日」タブにアクセスし、「特別日を追加」ボタンをクリックして、以下を設定します。
- 日付または範囲：特定の日付（単一の日付をダブルクリック）を選択するか、スタッフが複数日にわたって同じスケジュールに従う場合は日付の範囲を選択します。
- 作業期間：選択した日付に対して1つまたは複数の作業時間期間を定義します。
- サービス：各期間に提供される1つまたは複数のサービスを選択します。
- 場所：これらの日付の間にスタッフが業務を行う1つまたは複数の場所を選択し、各期間の関連する場所を選択します。
スケジュールを設定したら、「特別日を保存」＞「保存」をクリックして変更を適用します。
休憩時間の設定
特別日機能には、勤務時間設定のような「休憩」オプションはありません。例えば、スタッフが12時30分に歯医者の予約がある場合、以下のように設定します。
- 2つの時間帯を持つ臨時休日を1つ作成します。
- 最初の時間帯は、スタッフが退勤する時点で終了させます。
- 2つ目の時間帯は、スタッフが復帰する予定の時点で開始させます。
これらの時間帯の間の時間は休憩時間となり、スタッフは割り当てられたサービスの予約を受けることができなくなります。
複数期間の設定
同じ特別日に複数の期間を追加できますが、期間が重複しないように注意してください。期間を追加するには、営業時間、サービス、場所のドロップダウンの下にある「+期間を入力してください」オプションをクリックします。また、「ー」ボタンで期間を削除することも可能です。
勤務時間の設定と同様に、特別日の設定では複数のサービスや場所を選択できます。例えば、スタッフが場所1で勤務する9:00～12:00の期間と、場所2で勤務する13:00～17:00の期間を、同じ特別日に設定できます。これらの期間は、割り当てられたすべてのサービス、または選択した特定のサービスのみを対象にすることができます。
さらに、1つの期間に複数の場所を柔軟に選択できるため、お客様は予約場所を自由に選択できます。この機能により、スタッフのスケジュール管理とお客様体験の向上において、より柔軟な対応が可能になります。
特別日の管理と注意点
作成された各特別日の横には、次の3つのボタンがあります。
- コピー
- 編集
- 消去
「編集」ボタンをクリックすると、特別日が複製されますが、日付範囲は空白のままになります。これにより、期間、選択したサービス、場所などの詳細を再入力することなく、同じ設定を異なる日付に簡単に適用できます。
重要な注意事項
- 休日の優先順位: 特別日と勤務時間は、その期間内に休日がある場合、休日が優先されます。
- 特別日の重複を避ける: 同一日付または重複する日付範囲に複数の特別日を設定しないでください。重複すると、スタッフの勤務可能時間帯に矛盾が生じる可能性があります。代わりに、同じ日付に複数の期間を追加することができます。
- スタッフによる特別日の編集: ユーザー権限設定でスケジュール管理の権限を付与されているスタッフは、特別日を編集できます。これは、サイトのスタッフマイページまたはWordPressの管理画面から行えます。
- WordPressへのアクセスを有効にするには、スタッフプロフィールで「Amelia Employee」が割り当てられていることを確認してください。このユーザーロールでは、スタッフは自分のプロフィール情報にアクセスし、予定とイベントを確認することしかできません。管理者やAmelia Managerと同じレベルのアクセス権限は付与されません。